Hoe je effectief fysieke toegang beperkt tot je bedrijfsapparatuur

Terwijl digitale bedreigingen veel aandacht krijgen, mogen we de fysieke wereld niet over het hoofd zien. In dit artikel duiken we dieper in de vaak over het hoofd geziene fysieke kwetsbaarheden binnen bedrijven. We geven je handige instructies om zelf te controleren wat voor jouw bedrijf van toepassing is, maar ook praktische oplossingen om je bedrijf te beschermen tegen inbraken, diefstal en onbedoelde datalekken.

Fysieke kwetsbaarheden binnen bedrijven:

1. Toegang tot servers en vaste systemen:

   • Identificeer: Controleer wie toegang heeft tot serverruimtes en vaste systemen, zijn deze ruimtes afgesloten en wie kan toegang krijgen tijdens en na werktijden? Wat voor informatie wordt er opgeslagen op deze systemen? Zijn er systemen die een hoger risico vormen?
   • Preventie: Zorg ervoor dat gevoelige apparatuur zoals netwerkapparatuur en servers in een afgesloten ruimte staan, zorg voor voldoende toegangscontroles om afgesloten ruimtes te betreden en overweeg beveiligingscamera’s om deze ruimtes te controleren en in de gaten te houden. Apparatuur als vaste werkstations kunnen het beste uit het zicht worden gehouden. In het geval dat apparatuur gevoelige gegevens bevatten is het aan te raden om versleuteling toe te passen op deze gegevensdragers bovenop de standaard toegangscontrole adviezen.

2. Opslagplekken voor mobiele apparatuur:

   • Identificeer: Onderzoek waar mobiele apparaten worden bewaard, vooral buiten kantooruren.
   • Preventie: Stimuleer bewustwording over veilig opbergen van apparatuur, bewaar apparatuur in veilige omgeving zoals op kantoor of thuis, niet in de auto of werkbus.

3. Documenten en Papieren:

   • Identificeer: Inventariseer gevoelige documenten en waar ze worden bewaard.
   • Preventie: Gebruik afsluitbare archiefkasten en stimuleer om weinig documenten fysiek uit te printen.
   • Oplossingen: Periodieke vernietiging van verouderde documenten en veilige opslag van belangrijke papieren in bijvoorbeeld een kluis.

4. USB-Sticks en Harde Schijven:

   • Identificeer: Beoordeel het gebruik en noodzaak van externe opslagmedia bij medewerkers.
   • Preventie: Beperk het gebruik van dergelijke apparaten en versleutel gevoelige gegevens. Ga in gesprek met medewerkers over de noodzaak en gebruik van een opslagapparaat en benoem de mogelijke risico’s.
   • Oplossingen: Zorg voor oplossingen als Microsoft SharePoint of Google Drive om gegevens te delen. 

5. Recyclen van Apparatuur:

   Voor het recyclen van apparatuur hebben we een speciaal artikel geschreven die specifiek advies geeft per apparaat en de gevaren per apparaat toelicht. Je leest dit artikel via de volgende link.

6. Recyclen van Documenten:

   • Identificeer: Onderzoek hoe verouderde en/of gevoelige documenten worden afgevoerd.
   • Preventie: Stel richtlijnen op voor veilige vernietiging van papieren documenten.
   • Oplossingen: Contracteer professionele diensten voor het vernietigen van vertrouwelijke documenten. Of schaf een versnipperaar aan die minimaal voldoet aan de DIN-P4 normering. Deze voldoen aan de AVG-Norm en kunnen vaak ook bankpasjes en creditcards vernietigen.

Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van fysieke beveiliging en pas je strategie voortdurend aan om de integriteit van je bedrijf te waarborgen. In het volgende deel van dit artikel gaan we dieper in op specifieke maatregelen voor elke kwetsbaarheid.