Een opgeruimd bureau en schermbeleid voor cybersecurity

Heb je je ooit afgevraagd waarom sommige mensen altijd lijken te floreren in een georganiseerde chaos, terwijl anderen zweven op de rust van een nette werkplek? Het geheim achter deze schijnbare tegenstelling gaat veel verder dan persoonlijke voorkeur. Welkom bij de wereld van Clear Screen en Clear Deskbeleid; eenvoudige, maar krachtige richtlijnen die niet alleen je persoonlijke rust en efficiëntie kunnen verhogen, maar ook een onverwacht schild vormen tegen digitale bedreigingen. In deze gids duiken we in de basis van deze beleidsmaatregelen en ontdekken we hoe ze jouw wereld kunnen veranderen, zowel offline als online.

Clear desk en clear screen beleid, wat is dat?

Om het eenvoudig te stellen, een Clear Screen-beleid houdt in dat je jouw computer- of laptopscherm vrij maakt van gevoelige informatie wanneer je niet actief aan het werk bent. Dit betekent dat gevoelige documenten, wachtwoorden en andere vertrouwelijke gegevens niet onnodig blootgesteld worden. Je zorgt er tevens voor dat je toegang niet misbruikt kan worden door een ander als je bijvoorbeeld even om koffie bent of bent gaan lunchen.

Aan de andere kant vraagt een Clear Desk-beleid om een fysieke opruiming van je werkruimte. Wanneer je je bureau leeg en georganiseerd houdt, minimaliseer je het risico dat vertrouwelijke informatie fysiek wordt gezien of gestolen. Denk hierbij aan het opbergen of meenemen van je laptop, USB-sticks, sleutels en kladblokken wanneer je langer dan een paar uur weg bent van je werkplek. 

Waarom je dit beleid moet implementeren:

Het belang van een Clear Screen en Clear Desk-beleid strekt zich uit tot de digitale veiligheid van jouw persoonlijke en zakelijke gegevens. Stel je voor dat je, terwijl je snel naar de printer loopt, je computerscherm onbeheerd achterlaat met gevoelige informatie nog steeds zichtbaar. In een open kantooromgeving kan dit onbedoeld gevoelige gegevens onthullen aan nieuwsgierige blikken, wat kan leiden tot ongewenste inzage in bedrijfsinformatie. Dit zal geen probleem zijn voor veel collega’s van je, maar wat nou dat de concurrent aanwezig is op kantoor voor een meeting, of een onbekende stagiaire achter je zit?

Nog alarmerender is het scenario waarbij je vergeet je computer te vergrendelen voordat je even weggaat. Dit opent de deur voor ongeautoriseerde toegang, waardoor kwaadwillenden de kans krijgen om toegang te krijgen tot jouw systemen. Deze onbeveiligde momenten kunnen leiden tot datadiefstal, het verspreiden van malware, of andere vormen van digitale aanvallen. Je bent niet fysiek aanwezig en je weet daardoor niet wie rommelt met jouw toegang. 

Als je je werkruimte achterlaat met je wachtwoord geplakt op het scherm dan is het niet lastig voor een kwaadwillende om deze te noteren en later te misbruiken, dit geldt ook voor notities of documentatie die gevoelig is, maar wel voor iedereen beschikbaar is als je bijvoorbeeld een paar dagen ziek thuis zit of een vrije dag hebt.

Dit hoort als veel gedoe, hoe zorg ik ervoor dat het werkbaar is?

Nu we begrijpen waarom Clear Screen en Clear Desk zo cruciaal zijn voor cybersecurity, laten we eens kijken hoe je deze beleidsmaatregelen naadloos kunt integreren in je dagelijkse routine, zonder dat het als een last voelt.

Om het gemakkelijk te maken voor medewerkers, begin met bewustwordingstraining. Geef voorbeelden van mogelijke risico’s en leg uit hoe eenvoudige gewoontes het verschil kunnen maken. Laat zien hoe snel een scherm vergrendelen of een bureau opruimen een tweede natuur kan worden.

Creëer een positieve omgeving door de voordelen te benadrukken. Wijs op het belang van gezamenlijke inspanningen voor cybersecurity en hoe het naleven van deze regels de algehele veiligheid van het bedrijf verbetert. Denk aan beloningen of erkenningen voor teams die consistent bijdragen aan een veilige werkomgeving.

Maak het praktisch door technologische hulpmiddelen te gebruiken, zoals automatische schermvergrendeling na een periode van inactiviteit. De vergrendeling kan ook handmatig heel gemakkelijk, voor Windows systemen is dit bijvoorbeeld de Windows toets + L. Als je dit combineert met een veilige, maar makkelijke inlogmethode als passkeys wordt de drempel om veiliger te werken ook kleiner. 

Om de naleving te controleren, ontwikkel een beleid van regelmatige, informele controles in plaats van strikte audits. Door een vriendelijke en ondersteunende benadering te hanteren, voelen medewerkers zich eerder betrokken bij het proces dan dat ze het als een controlemaatregel beschouwen. Als ze bijvoorbeeld niet regelmatig hun scherm vergrendelen dan zou je kunnen vragen waarom dit niet wordt gedaan? Vinden ze het steeds opnieuw moeten inloggen te veel werk? Kijk dan naar mogelijkheden om de drempel hier te verlagen. Blijven wachtwoord post-its zichtbaar hangen? Onderzoek dan waarom, misschien is er vraag naar iets als een wachtwoord manager?

Onthoud, de sleutel tot een succesvolle implementatie, is het creëren van een cultuur waarin cybersecurity een gedeelde verantwoordelijkheid is, waar dit niet negatief maar positief opgepakt wordt en waar medewerkers worden aangemoedigd om bij te dragen aan een veilige digitale omgeving.