Waarom je ook back-ups moet maken van de cloud

Werk jij in de cloud? Waarschijnlijk wel! Heb je een Office 365 abonnement of werk je misschien in Google Workspace? Staat jouw administratie in de cloud of sla jij bestanden op in Dropbox? Dan werk jij waarschijnlijk in de cloud. De cloud is simpelweg gezegd een cluster van computers aan elkaar gekoppeld in een datacentrum. Door slimme technieken en koppelingen kan je veilig, snel en met veel gemak online werken. De cloud brengt veel voordelen met zich mee en daarom wordt dit ook steeds meer gebruikt.

Maar net als bij de cloud moet je nadenken over de veiligheid, denk bijvoorbeeld aan sterke wachtwoorden en een extra factor om toegang te krijgen tot je account. Maar in veel gevallen wil je de gegevens in die cloud beschermen, en naast hacks kunnen deze gegevens ook op andere manieren verloren raken of onbruikbaar worden. Daarom maak je altijd een back-up van je gegevens en het liefst 2, waarvan 1 op een andere locatie.

En ik hoor je al nadenken, in de cloud worden back-ups toch voor mij geregeld? Ja, in sommige gevallen wel, maar bij de grote partijen als Microsoft en Google is dit vaak niet een garantie waar je op aan kunt. In de voorwaarden van hun diensten staat dat je hier zelf verantwoordelijk voor bent.

Voorbeelden van recente cloud incidenten

Ach, de kans dat er wat misgaat, is bijna nul, wanneer gaat het nou echt mis? Nou waar deze grote partijen wel zorgvuldig omgaan met je gegevens kunnen hier echt wel dingen fout gaan. Voor dit artikel pakken we twee recente incidenten naar voren waar een eigen back-up je gegevens konden redden.

UniSuper verloor haar volledige cloudomgeving door een technische fout:

De storing werd veroorzaakt door een technische fout. Dit resulteerde in het verwijderen van het Private Cloud-abonnement van UniSuper, waardoor honderden virtuele machines, databases en applicaties waren verwijderd. Deze gegevens waren op twee locaties bij Google opgeslagen, maar door de verwijdering van het abonnement waren beide locaties volledig verwijderd. Doordat UniSuper een externe back-up maakte van deze omgevingen konden ze relatief snel weer herstellen.

Bron: UniSuper.com

Google Drive gebruikers raken maanden aan bestanden kwijt door fout in desktopapp:

Er was in mei 2023 een probleem met de Google Drive-desktopapp dat een aanzienlijk aantal gebruikers trof. Het probleem veroorzaakte verlies van bestanden die na mei 2023 waren geüpload.

De omvang van het datverlies varieerde per gebruiker, maar meldingen liepen op tot maanden aan verloren bestanden. Google erkende het probleem en voerde onderzoek uit, maar een definitieve oplossing liet lang op zich wachten.

Bron: Forbes.com

De voorwaarden omtrent backups maken bij clouddiensten

Veel partijen geven in hun voorwaarden aan niet verantwoordelijk te zijn voor alle beveiligingsaspecten, een hiervan zijn back-ups. Voor grote partijen als Microsoft en Google worden er wel back-ups gemaakt naar bijvoorbeeld andere datacentrums, maar dit geeft geen garantie van veiligheid. Deze manier van back-uppen bestaat namelijk uit synchroniseren waardoor je alsnog bestanden kwijt kan raken wanneer deze versleuteld, verwijderd of gewijzigd worden.

Google heeft bijvoorbeeld het volgende in de Terms of Service staan:

“Google won’t be responsible for the following liabilities:

loss of profits, revenues, business opportunities, goodwill, or anticipated savings
indirect or consequential loss”

Microsoft werkt met een gedeelde verantwoordelijkheidsmodel, in het kort houdt dit in dat Microsoft voor een deel verantwoordelijk is voor gegevensbescherming maar bijvoorbeeld niet voor een back-up van de gegevens. Deze verantwoordelijk is in de volgende afbeelding (Bron: Veeam.com) duidelijk uitgelegd.

Dit zijn voorbeelden van grote partijen, maar ook kleinere partijen die bijvoorbeeld boekhoudsoftware in de cloud bewaren kunnen aparte voorwaarden hebben. Het is daarom belangrijk om te bepalen welke voorwaarden en eisen gesteld worden.

Wat er mis kan gaan met je bestanden in de cloud:

Onbedoeld of opzettelijk verwijderen van bestanden: Gebruikers verwijderen soms per ongeluk belangrijke bestanden of verwijderen bewust bestanden die ze niet langer nodig achten om schijfruimte vrij te maken. Dit kan leiden tot verlies van cruciale bedrijfsgegevens.
Verwijderen van dubbele bestanden: Google Workspace en Microsoft 365 bieden samenwerkingstools, waardoor meerdere gebruikers tegelijkertijd aan hetzelfde bestand kunnen werken. Dit kan leiden tot duplicaten. Wanneer gebruikers proberen op te ruimen, kan per ongeluk het originele bestand worden verwijderd.
Ransomware-aanvallen: Ransomware is malware die je bestanden versleutelt en gijzelt. Aanvallers eisen vervolgens losgeld om uw bestanden weer toegankelijk te maken. Een back-up zorgt ervoor dat je je bestanden snel kunt herstellen zonder aan de eisen van de cybercriminelen toe te geven.
Over schrijven van bestanden door medewerkers: Samenwerking is geweldig, maar het kan ook leiden tot overschreven bestanden. Implementeren van een back-up oplossing zorgt ervoor dat verloren of gewijzigde bestanden snel kunnen worden hersteld.
Uitval of sluiting van SaaS-diensten: Clouddiensten zoals Google Workspace zijn niet immuun voor storingen. In het geval van een langdurige storing of sluiting, kunnen je gegevens verloren gaan. Een back-up zorgt ervoor dat je altijd een kopie van je data hebt.
Toegang ontzegging tot een account: Veel clouddiensten maken gebruik van automatische systemen om malafide programma’s, bestanden en acties te blokkeren. Ook scannen ze vaak op illegale activiteiten als het verspreiden van naakt beelden van minderjarigen. Nu dit op zichzelf een goede functionaliteit is, gebeurt er soms nog wel dat deze systemen je toegang tot je account blokkeren als ze afbeeldingen van je eigen kinderen labelen als illegale beelden. Toegang terugkrijgen tot je gegevens na deze blokkering is extreem lastig en vaak niet mogelijk.
Onbedoeld overschrijven door applicatie-integraties: Integraties tussen verschillende applicaties kunnen per ongeluk data overschrijven. Een back-up zorgt ervoor dat je de originele bestanden eenvoudig kunt herstellen.
Vertrek van werknemers: Wanneer een werknemer vertrekt, wordt hun account vaak verwijderd. Dit kan leiden tot dataverlies als je vergeet hun gegevens binnen een bepaald aantal dagen over te dragen. Een back-up oplossing zorgt ervoor dat alle gegevens, inclusief de bestanden van de vertrekkende werknemer, veilig worden geback-upt met de originele deelrechten.

De oplossing; back-ups voor je cloudomgeving maken

Net als voor je werkplekken en servers moet je back-ups gaan maken van je cloudomgevingen. En dit hoeft niet duur of moeilijk te zijn. We lichten enkele mogelijke oplossingen voor je uit:

Synology Nas

Heb je een toevallig een Synology Nas? Dan kan je gebruik maken van de Active Backup series voor Microsoft 365 en Google Workspace. Deze applicaties zorgen ervoor dat je gemakkelijk back-ups kunt maken van je cloud omgevingen. Liever een back-up naar een andere cloud? Dat kan ook met Synology via de C2 Back-up oplossing waarbij je voor een voordelig bedrag een back-up kunt maken bij Synology in de cloud.

QNAP Nas

Heb je geen Synology, maar een QNAP Nas? Dan kan je ook back-ups maken van Google Workspace & Microsoft 365 naar je eigen nas of naar een andere cloud. Dit doe je gemakkelijk met de service Boxafe van QNAP.

Liever persoonlijk advies op maat of een oplossing waarbij je back-up in een andere cloud komen? Neem dan contact met ons op voor een adviesgesprek waar we je graag meer vertellen over hoe jij je bedrijf weerbaarder kan maken aan de hand van onder andere back-ups.

Meer weten of veilige back-ups maken als MKB’er en/of ZZP’er, kijk dan hier even voor een uitgebreide handleiding en uitleg: Hoe zorg je voor een veilige back-up als klein bedrijf

Voorkom dat jij slachtoffer wordt van een cyberaanval!

Laat je bedrijf inventariseren door een van onze adviseurs! Neem contact op met ons voor een vrijblijvend adviesgesprek en hoor wat wij voor jouw bedrijf kunnen doen.